Tien brancheorganisaties van verhuurders, huurders en beheerders van winkel- en horecaruimten hebben dinsdag een gezamenlijk convenant ondertekend dat zorgt voor meer duidelijkheid, transparantie en marktconformiteit in de afspraken over servicekosten.
Het convenant, ondertekend tijdens de Provada, is een direct resultaat van de intensievere samenwerking in de sector en volgt op het vorig jaar gelanceerde Retail Inspiratiedocument Duurzaamheid.
Met het convenant maken partijen, RND, CBL, INretail, Vakcentrum, IVBN, Vastgoed overleg, Vastgoedmanagement Nederland, Vastgoed Belang, Koninklijke Horeca Nederland, SPPV (Stichting Professioneel Platform Vastgoed.nl), heldere afspraken over de hoogte, kwaliteit en specificatie van servicekosten. Dit moet bijdragen aan een speelveld waarin zowel de belangen van huurders als die van verhuurders en beheerders zijn gewaarborgd. Het convenant stimuleert duidelijke communicatie over het verloop van afspraken, tussentijdse updates en regelmatige evaluaties tijdens de looptijd van het contract.
Betere relatie
Voor verhuurders betekent het convenant dat zij hun diensten en leveringen op een marktconforme en kostenefficiënte manier kunnen organiseren. Door transparant te zijn over de opbouw van servicekosten en deze goed te onderbouwen, kunnen verhuurders efficiënter werken, discussies voorkomen en sneller duidelijkheid bieden aan huurders. Dit leidt tot minder administratieve lasten, een versterkte relatie met huurders en een voorspelbaarder exploitatieproces.
Voor huurders biedt het convenant inzicht in de opbouw en besteding van servicekosten, waardoor zij weten waar hun bijdrage aan wordt besteed. Dankzij de transparantie en de mogelijkheid tot proactieve controle en communicatie kunnen huurders tijdig bijsturen en profiteren zij van soepelere jaarlijkse afrekeningen.
Concrete afspraken
De betrokken partijen vinden het belangrijk dat verantwoordelijkheden in balans gedeeld worden en concrete afspraken zijn gemaakt die onder meer gaan over marktconformiteit: partijen maken afspraken over marktconforme prijzen, bijvoorbeeld door het aanvragen van meerdere offertes of het vergelijken met benchmarks. Ook zijn er afspraken gemaakt over transparantie: servicekosten worden door verhuurders gespecificeerd en toegelicht. Huurders krijgen tussentijdse updates bij afwijkingen en bij de jaarlijkse afrekening.
Andere afsprakenzijn een proactieve rol huurders: huurders worden gestimuleerd om actief te controleren en te communiceren over de kwaliteit en uitvoering van de diensten; servicekostencommissie: een representatieve commissie, bestaande uit zowel grote als kleine huurders, overlegt met de verhuurder en adviseert over de kwaliteit, prijs en afrekening van de diensten. Voor verhuurders betekent dit één aanspreekpunt, voor huurders minder individuele administratieve lasten.
Ten slotte is er een gezamenlijke evaluatie: het voorschotbedrag en het servicekostenpakket worden jaarlijks geëvalueerd en waar nodig bijgesteld, in overleg tussen verhuurder en huurders.
Convenant in de hand
Het is de bedoeling dat verhuurders en huurders met het convenant in de hand afspraken gaan maken over servicekosten in hun huurovereenkomst en dit convenant eventueel als bijlage opnemen.
Verhuurders van retail- en horecavastgoed zijn content met het convenant. ‘Nu kunnen we op een transparante en marktconforme manier onze diensten organiseren. Door heldere afspraken en regelmatige communicatie kunnen we efficiënter werken en bouwen aan een duurzame relatie met onze huurders’.
Ook de huurdersvertegenwoordigers beoordelen de afspraken als positief. ‘Huurders krijgen beter inzicht in de kostenstructuur van servicekosten en kunnen actief meedenken over de kwaliteit en prijs van de geleverde diensten. Dit convenant is een belangrijke stap naar voorspelbare servicekosten en een constructieve samenwerking’.
Gerelateerde artikelen:
