Al is er technisch nog zoveel mogelijk, hoe smart een kantoor kan opereren hangt helemaal af van de gebruikers. ‘Een bedrijf moet zich altijd afvragen: hoe staan onze medewerkers erin?’ aldus Wouter Oosting van adviseur CBRE.
Gepubliceerd in PropertyNL Magazine nr. 2, 25 februari 2022
Thema Smart Buildings
Een app om een werkplek te reserveren voordat je naar kantoor komt, dat lijkt in deze tijd van hybride werken het ei van Columbus. In de praktijk werkt dat echter vaak minder goed dan gehoopt, waarschuwt Wouter Oosting. Hij is directeur Workplace Strategy bij CBRE, dat kantooreigenaren en huurders adviseert over smart building-technologieën. ‘Het idee dat je op deze manier efficiënter gebruik kunt maken van de ruimte en de bezetting over vijf dagen kunt spreiden, is fantastisch. Maar maakt iedereen dan ook gebruik van zo’n app? In de praktijk maken we dat niet vaak mee. Dan heb je fantastische technologie, maar de data die je eruit haalt, zijn incompleet.’
Moederlijk kantoor
Hoe specifieker de app, hoe lastiger. Stel, je komt op kantoor en kunt op je telefoon zien of een bepaalde collega aanwezig is en waar die zit. Leuk, maar problematisch qua privacy, aldus Oosting, die dit een keer tegenkwam in een gebouw. ‘Oplossing leek een opt-in te zijn: als een medewerker eraan wilde meedoen, moest hij toestemming geven om vindbaar te zijn. Een groot deel van de collega’s wilde dit niet en bleef anoniem. Dat werkte dus niet.’
Een gebouw dat je als een moeder ontvangt, is dat een analogie die wel eens langskomt? Oosting denkt niet dat medewerkers ervoor in zijn. ‘Het idee is dan dat het gebouw als je binnenkomt weet wie je bent, hoe je je koffie drinkt, waar je favoriete collega’s zitten. Het kan, maar in de realiteit willen de meeste mensen liever autonomie.’
De vraag is ook hoe streng een werkgever afspraken wil handhaven. Stel dat je als medewerker een bepaalde plek op kantoor hebt gereserveerd en daar zit al iemand anders wanneer je arriveert. Ga je daar dan een punt van maken? De oplossing is simpel, zegt Oosting: je meldt je wel aan, maar je claimt geen specifieke werkplek. In de praktijk laat je dan wel technische mogelijkheden liggen. ‘Ja, het is een onderbenutting van wat technisch kan. Maar zo is de kans wel groter dat er meer mensen meedoen.’
Technisch balletje
Die bereidheid hangt volgens Oosting af van de cultuur van een organisatie, het vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Als zijn collega’s van CBRE huurders adviseren over smart-technologieën, komt ook die menselijke maat ter sprake. ‘Wat wil je er als werkgever mee bereiken? Dat is de eerste vraag. En vraag twee is: hoe staan je medewerkers erin, zullen deze technologische mogelijkheden wel goed landen? Het welslagen op menselijk niveau is de grootste uitdaging. Het technische balletje rolt daarna wel.’
Hoewel we er ook technisch gezien nog niet zijn, aldus Oosting. Lastig is bijvoorbeeld nog om een internationaal opererend bedrijf smart te maken. ‘Zo’n bedrijf wil een schaalbare smart-oplossing, zodat het op portfolio-niveau informatie uit data kan halen. Maar de aansluiting van systemen die via sensoren data uit de verschillende kantoren aan elkaar koppelen, is nog niet zo eenvoudig.’
Gerelateerde artikelen:
