Shift naar slimme kantoren

IJverig opengegooide ramen mogen dan indruisen tegen de werking van een uitgekiend, door slimme technologie geoptimaliseerd klimaatsysteem, de urgentie van smart buildings wordt gevoeld in coronatijd. Prestigieuze nieuwe ontwikkelingen – Edge Olympic in Amsterdam, het Utrechtse Wonderwoods en Tree House in Rotterdam, om er maar een paar te noemen – zijn uitgerust met de nieuwste technologieën. Tal van sensoren meten de luchtkwaliteit, de temperatuur, luchtvochtigheid en het CO2-gehalte. Gekoppeld aan andere data, bijvoorbeeld over de actuele bezetting van de verschillende ruimten, leveren die metingen facility managers input voor mogelijke verbeteringen. Kantoormedewerkers kunnen via een app de bezetting checken en een werkplek reserveren, en dat bleek juist in coronatijd van pas te komen. ‘Flexibeler gebruik van kantoren heeft de afgelopen twee jaar een enorme sprong voorwaarts gemaakt’, constateert Wouter Oosting, directeur Workplace Strategy van CBRE. ‘De vraag naar apps die dat faciliteren is meegegroeid. Vooral start-ups verzinnen steeds betere oplossingen.’

Meer dan window dressing
Voor G&S was de uitbraak van de corona-epidemie twee jaar geleden aanleiding om samen met enkele universiteiten de veiligheid op kantoren te gaan onderzoeken. ‘We voelen bijvoorbeeld allemaal aan dat een groene omgeving goed is, maar dat is nog nooit echt gekwantificeerd. Wanneer word je productiever van planten en in welke gevallen is het niet veel meer dan window dressing?’, aldus Mischa Moritz, commercieel ontwikkelaar bij G&S. Als je weet wat een gezond gebouw is, kun je daar al op inspelen bij het ontwerp. Wonderwoods is een mooi voorbeeld, vindt Moritz. In de zomer schuiven vanaf 17°C vanzelf de glazen panelen naar de binnentuin open. Technologie en data ondersteunen dat. G&S installeert bij de bouw van een kantoor de digital backbone, een infrastructuur waaraan naar behoefte sensoren kunnen worden geklikt. Bij oplevering is het systeem daardoor eenvoudig te updaten, aldus Moritz.

Telefoonhokjes
Een van de Nederlandse pioniers in smart building is Edge, voorheen OVG. In 2020 lanceerde de ontwikkelaar Edge Next, een platform dat data uit gebouwsystemen verzamelt, daar analyses op loslaat en vervolgens aanbevelingen doet over duurzaamheid, bezetting en welzijn van medewerkers. Vaak blijven die onderdelen aparte silo’s, aldus Edge Next-ceo Jonathan Wisler. Dat is zonde, vindt hij. ‘Stel dat je bijvoorbeeld meet dat de bezetting op vrijdagen hooguit 40% is. Dan hoef je bepaalde ruimten niet te verwarmen en is daar die dag ook geen schoonmaak nodig. Zo kan de facility manager op data gebaseerde beslissingen nemen.’ Dergelijke data kunnen zelfs leiden tot een herindeling van het kantoor. Uit recente metingen op de Edge-kantoren blijkt dat door de vlucht die online vergaderen in coronatijd heeft genomen, werknemers het meest intensief gebruikmaken van aparte telefoonhokjes. AM constateerde hetzelfde en bouwt nu meer afgezonderde ruimten in het eigen hoofdkantoor.

Kosten dalen
De technische mogelijkheden om gebouwen slimmer te maken, zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen, constateert ook Deborah Nas. Zij is trendwatcher en hoogleraar Strategic design for technology-based innovation aan de TU Delft. ‘We hebben het al zeker tien jaar over smart buildings, maar nu lijkt het echt te gaan gebeuren. Het aantal aanbieders van technologie groeit snel, veel start-ups storten zich erop. Dat is een teken dat er iets verandert in de markt.’
Het universiteitsgebouw waar Nas werkt, heeft nog zo’n zonwering die bij het minste of geringste zonnestraaltje omlaaggaat en bij een wolk weer omhoogschiet. ‘Heel irritant, maar in moderne gebouwen gebeurt dit niet meer. Via algoritmen die data combineren over zonlicht, temperatuur, weersvoorspelling en het aantal aanwezigen, is precies te voorspellen wanneer en hoe lang zonwering nodig is.’ Dat is niet alleen aangenamer voor werknemers, maar ook is een stabiel klimaat op kantoor veel energiezuiniger. Juist temperatuurwisselingen, bijvoorbeeld door een airco die even aan- en dan weer uitgaat, kosten veel energie. Een start-up die hierop inspringt is het Delftse Physee, dat sensoren integreert in gevels en ramen. Met digital twin-software wordt vervolgens het werkklimaat geoptimaliseerd.
De technologie is volgens Nas de laatste jaren een stuk betaalbaarder geworden, zodat sensoren ook voor doorsnee kantoren bereikbaarder worden. Bovendien kan er steeds meer mee, door de koppeling van data waarop algoritmen worden losgelaten, zodat zij voorspellende waarde krijgen. Nas: ‘Op den duur heb je door zelflerende systemen minder sensoren nodig en dalen de kosten verder.’

Efficiency in de exploitatie
Het gaat bij smart buildings natuurlijk niet om de spannendste nieuwe gadgets, maar om wat je ermee bereikt, benadrukken de partijen die zich op deze markt storten. Een gezondere werkomgeving, een duurzamer bedrijfsvoering en ook – al hoor je daarover in de verhalen wat minder – kostenbesparingen op de langere termijn. Hoogleraar Nas: ‘Als het puur om duurzaamheid zou gaan, zouden weinig bedrijven erin investeren. Als het extra geld kost, is het opeens toch niet zo belangrijk.’ Maar gelukkig valt er uiteindelijk ook veel te besparen: volgens experts wordt ongeveer 30% van de verbruikte energie in kantoren verspild. Met slimme technologie moet dat te verhelpen zijn. Bovendien is verduurzaming noodzaak om de wettelijk vereiste CO2-reductie te kunnen halen.
Belegger ASR mikt erop dat de kantoren in het ASR Dutch Mobility Fund in 2045 ‘Paris-proof’ zijn, dat wil zeggen een jaarlijks verbruik hebben van maximaal 50 kWh per vierkante meter. ‘We zijn aan het onderzoeken wat we kunnen doen om dat te halen’, aldus fondsdirecteur Pieter Vandeginste. Slimme technologieën gaan daarbij helpen. Van de 15 beleggingen – inclusief aangekochte gebouwen die nog niet opgeleverd zijn – zijn er vier ‘smart’. De investeringen in technologie moeten natuurlijk wel terugverdiend worden. Maar voor een hogere kwaliteit is de huurder bereid te betalen, is de ervaring van de fondsbeheerder. Al was het maar om de schaarse werknemers te plezieren in deze krappe arbeidsmarkt. Volgens onderzoek kan een eigenaar 5–10% meer huur vragen voor een smart building.

Millennials
Gebruikers stellen hogere eisen aan duurzaamheid en gezondheid van gebouwen, merkt Vandeginste. ‘Over vijf à tien jaar domineert de millennial het kantoorleven. Die vraagt flexibiliteit van een kantoorgebouw, is zich bewuster van duurzaamheid en nu met corona ook van het belang van gezondheid. Wat ik zelf als belegger interessant vind, is de efficiency in de exploitatie.’
Minder onderhoud, schoonmaak en stoken, dat scheelt in de kosten. Volgens Robbart Valk, adjunct-directeur Kantoren van AM, kunnen de operationele kosten dankzij slimme technologieën met ongeveer 15–20% omlaag. De huurder zou door efficiënter ruimtegebruik daarnaast toe kunnen met 10% minder vierkante meters, al is daar nog wel wat discussie over. Zelf ontwikkelt AM ook slimme gebouwen, zoals het vorig jaar opgeleverde multi-tenant kantoor Helix in Leidsche Rijn en Crossover aan de Zuidas, dat voor 2023 is gepland.

Onbegrijpelijke snufjes
Hét grote voordeel dat marktpartijen naar voren brengen is dat een beter kantoorklimaat leidt tot een hogere productiviteit van werknemers en minder ziekteverzuim. Niet zozeer lagere kosten dus, maar een hogere omzet. ‘Meer productiviteit betekent een hogere output. Als je de baten inzichtelijk maakt, zijn partijen eerder geïnteresseerd om zo’n investering te doen’, aldus ontwikkelaar Moritz van G&S. Huisvestingslasten zijn in de businesscase van ondernemingen niet het belangrijkste, zegt belegger Vandeginste van ASR. ‘Medewerkers zijn veel duurder. Slaag je erin hun capaciteit op te voeren, dan heb je van nieuwe technologieën veel meer voordeel.’
Maar dan moeten huurders wel uit de voeten kunnen met die technologie, waarschuwt Wouter Blom, directeur van de divisie Techniek van Dura Vermeer. ‘Je kunt technisch de meest hoogstaande en fantastische snufjes verzinnen en aan elkaar knopen, maar als de gemiddelde gebruiker niet weet wat hij ermee moet, heb je er nog niets aan. Interactie met gebruikers moet echt vooropstaan.’
Nog een relativering: het precieze effect van smart building op de productiviteit is lastig te meten. Andere kantooromstandigheden zijn daar niet goed los van te zien, vindt Oosting van CBRE. Denk aan contact met natuur, groen, daglicht, mogelijkheden tot ontspanning en het aanbod van eten en drinken. Plus natuurlijk de indeling van het kantoor. Daarom moet al in de ontwerpfase van een nieuw gebouw over gezondheid en duurzaamheid worden nagedacht, aldus Valk van AM. Daarbij is ingebouwde flexibiliteit cruciaal. ‘Wat vandaag nieuw is, is morgen verouderd. Je moet systemen later kunnen aanpassen aan de behoefte van gebruikers en aan de laatste technologieën.’

Show cases
En oudere gebouwen, zijn die te ‘versmarten’? ‘Het kan, maar het is wel meer werk’, zegt hoogleraar Nas. Het is gunstig dat er meer sensoren op de markt komen die je eenvoudig op allerlei plekken in een gebouw kunt opplakken, de zogeheten ‘plug & play’-sensoren. Als daar batterijen in zitten of je moet er kabels voor trekken, brengt dat veel onderhoudskosten met zich mee. Daar zijn echter inmiddels betere oplossingen voor, aldus Nas. Veelbelovend vindt zij ‘energy harvesting’, waarbij energie uit straling in de lucht wordt gehaald. ‘Het is nu allemaal nog kleinschalig en ook plug & play werkt nog niet perfect, maar de ontwikkelingen gaan wel hard.’ Volgens haar begint smart building met prestigieuze nieuwe kantoren en zijn bij genoeg showcases de gewonere nieuwe kantoren en daarna ook de bestaande kantoren aan de beurt. Hoe ziet de markt dat? Belegger Vandeginste (ASR) verwacht wel huurders te gaan benaderen van wat oudere gebouwen in de portefeuille over de kansen die smart building-technologieën bieden.
De komende tien jaar komt er een shift, voorspelt Peter Krop, directeur van de divisie Bouw en Vastgoed van Dura Vermeer. Naast een verdere opmars van slimme nieuwe kantoren, zullen ook bestaande gebouwen volgens hem uitgerust worden met technologieën die de luchtkwaliteit verbeteren. De certificering, nu voornamelijk Breeam en Well, gaat ook een tandje bijzetten, voorspelt Oosting van CBRE. ‘Over een paar jaar komt niet alleen iemand op kantoor even rondkijken of het allemaal goed geregeld is, maar zul je voor een +1-certificering met data moeten bewijzen dat jouw kantoor gezond is. Dan is de cirkel rond.’
Eigenlijk moet het kantoor zo’n fijne plek worden, dat je niet meer thuis achter je computer wilt schuiven. Voor Valk van AM is dat al het geval. ‘Ik werk liever op kantoor, waar het klimaat gezond is. Ik voel me na zo’n werkdag echt beter dan wanneer ik thuis heb gewerkt.’

Mag er een raampje open?
Onder collega’s zijn het vertrouwde twistpunten, maar ook marktpartijen zijn het niet (helemaal) eens: mag er in het moderne, met de meeste geavanceerde smart building-technologieën uitgeruste kantoor nog een raam open of mag de verwarming een flinke slag omhoog? Nee, zegt Peter Krop van Dura Vermeer. ‘De installaties kunnen dat niet aan en het komt de luchtkwaliteit niet ten goede. De temperatuur wordt stabiel ingeregeld in het hele gebouw. Mensen kunnen niet meer zelf aan de knoppen zitten. Hooguit kunnen ze via displays in afzonderlijke ruimten variëren met enkele graden Celsius hoger of lager.’ Robbart Valk van AM beaamt dat: ‘Een raam openzetten is voor het gebouwbeheersysteem het ergste wat er is, daar verpest je het klimaat mee. Het systeem verzorgt voldoende verse lucht.’ In de Edge-gebouwen kun je als gebruiker variëren tussen 21 en 24°C, aldus Jonathan Wisler van Edge Next. Als geboren Californiër komt hij daarmee zelf niet helemaal aan zijn trekken. ‘Geef mij maar 30°C.’
Anderen verdedigen de vrijheid om een raam open te gooien, ook al is dat voor het systeem niet ideaal. Mischa Moritz van G&S: ‘Een open raam is niet nodig voor de luchtkwaliteit, maar het is ook een psychologische kwestie. Bovendien kunnen de huidige systemen dit aan. Ze zijn wel duurder, maar de productiviteit is erbij gebaat.’

Kantoor op afroep
Geen vast huurcontract meer, maar per gebruik betalen voor kantorenmeters. Zelfstandig ondernemers zijn al vertrouwd met flexplekken en virtuele strippenkaarten. Maar ook voor bedrijven met werknemers zou het wel eens die kant op kunnen gaan, aldus het vergezicht van Pieter Vandeginste van het ASR Dutch Mobility Fund. ‘Zo’n model komt tegemoet aan de grotere flexibiliteit die huurders wensen, aan hybride werken en aan snel inspelen op groei en krimp van de onderneming. Smart building-technologie zou dit efficiënt kunnen ondersteunen.’ Het huurcontract zou met zo’n ‘pay per use’-model tot het verleden behoren. Vandeginste: ‘Het zou ons businessmodel enorm veranderen. Als alleen nog wordt afgerekend voor feitelijk gebruik, valt de prijs natuurlijk wel hoger uit.’