Terugkeer naar kantoor zorgt voor hoofdbrekens

Werknemers terug naar kantoor krijgen is een complex vraagstuk van ‘wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe’

Door Jane Roberts
Gepubliceerd in PropertyNL Magazine nr. 6, 29 juni 2020

De coronapandemie was voor de meeste kantoormedewerkers een spoedcursus in productief werken vanuit huis. Er is veel bereikt in die korte tijd, maar voor de vastgoedsector, die gewend was aan een leven dat draait om de gebouwde omgeving, voelde het een beetje alsof je in de eerste versnelling zat.
Nu probeert ook de vastgoedwereld zo soepel mogelijk over te schakelen naar de tweede versnelling: de gefaseerde heropening van kantoren op anderhalve meter afstand. Er is enorm veel tijd en aandacht besteed aan de werkplekken, wat extra complex was voor bedrijven met kantoren in verschillende Europese landen, zoals de grote fondsenbouwers en vastgoedadviseurs.
De uitgangspunten voor wanneer en waar werknemers weer kunnen terugkeren naar kantoor zijn het opheffen van overheidsbeperkingen en de controle over het virus. Dublin was in de eerste week van juni nog steeds gesloten en werkte op afstand, net als Schotse en andere Britse regionale steden. Stockholm onderscheidt zich daarentegen als de stad die nooit is gesloten, terwijl in het naburige Denemarken de kantoren al half april zijn heropend.
De Scandinavische landen lopen samen met Duitsland wat voor op andere delen van Europa. ‘Aangezien we vestigingen hebben in Scandinavië en de Baltische staten, verschillen de maatregelen die we nemen tegen corona van land tot land. Maar al onze kantoren zijn nu open’, vertelde Max Barclay, hoofd van Newsec Advisory, eind mei aan PropertyEU. Vastgoedadviseurs begonnen eind april met de heropening in Duitsland, gevolgd door Italië begin mei en vervolgens een aantal landen vanaf 11 mei, waaronder Frankrijk, Spanje en Nederland. In Londen werden de meeste kantoren weer geopend in de laatste week van mei of begin juni.

Puzzelwerk
Het ‘wat’ en het ‘hoe’ bij de heropening omvat veel puzzelwerk. ‘Het lijdt geen twijfel dat dit een zeer complex proces is en dat de meeste klanten een langzame en voorzichtige benadering hanteren bij het plannen en uitvoeren van de grote terugkeer naar kantoor’, zegt Andrew Hallissey, managing director van Colliers EMEA Occupier Services. ‘Elk bedrijf zal zijn eigen procedure hanteren en de ‘gepaste afstand’ zal bij elke klant een andere impact hebben.’
Er is nagedacht over de indeling van de ruimtes, strikte richtlijnen voor reinigen en desinfecteren, de beschikbaarheid van zaken als desinfecterende handgel en duidelijkheid rond protocollen van verhuurders en gebouwen. ‘Het aanbrengen van nieuwe bewegwijzering, training en communicatie is de sleutel geweest om ervoor te zorgen dat terugkerende medewerkers afstappen van oude gewoonten op het gebied van liften, trappen en gemeenschappelijke ruimtes’, zegt Savills.
In Duitsland ontdekten veel bedrijven dat werken met A- en B-teams een praktische oplossing was om te voldoen aan de gewenste afstand van 2 meter daar. AEW gebruikte deze techniek in zijn Duitse kantoren in Düsseldorf en Frankfurt, zegt Marc Langenbach, managing director AEW in Duitsland. Colliers International heeft er een relatief hoge bezettingsgraad van 70% in alle kantoren door met wisselende teams te werken, maar zegt dat de bezettingsgraad in het algemeen op 1 juni tussen 20% en 50% lag.
Bij Savills is het een soortgelijk verhaal: ‘Onze bezetting is beperkt tot ongeveer 30% van wat hij oorspronkelijk was. Iedereen werkt op basis van teamrotatie, met grondige reiniging bij de wisseling.’

Complex stukje
De ‘wie’ die als eerste terugkeert, is een van de meest complexe stukjes van de puzzel. Externe factoren spelen een rol: in de UK was de overheidsaanbeveling begin juni nog steeds om op afstand te werken waar dat mogelijk was.
CBRE zegt dat in zijn hele Europese netwerk slechts een klein deel van de beroepsbevolking in de eerste fase naar zijn werkplek terugkeert. ‘De groep werknemers die bij de eerste heropening naar de kantoren wilde terugkeren was kleiner dan verwacht, voornamelijk vanwege bezorgdheid over de veiligheid van woon–werkverkeer’, meldt Marco Hekman, managing director Continentaal Europa bij CBRE.
Het gebruik van het openbaar vervoer zal in veel steden voorlopig een uitdaging zijn voor werknemers. ‘Dat is het echte struikelblok. Het is essentieel dat elk bedrijf ‘een dag uit het leven’ van zijn werknemers bekijkt om te plannen hoe ze veilig van hun huis naar de werkplek en terug kunnen komen’, meent Hallissey.
Hekman zegt dat het aantal geleidelijk toeneemt. ‘Binnenkort zal de capaciteit zo’n 20–50% zijn, en we verwachten dat dit zal blijven toenemen.’ Maar hoewel CBRE duizenden EMEA-medewerkers heeft, bekijkt het de omstandigheden van elke werknemer apart. ‘Sommige medewerkers blijven liever thuis werken en anderen moeten dat doen omdat zij of hun familie in de risicogroep vallen, of omdat ze thuis verplichtingen hebben. Anderen verlangen misschien weer naar meer menselijke interactie na de eenzaamheid van alleen werken of het delen van de keukentafel met huisgenoten in kleine appartementen.’

Geen complete teams
Het ‘waarom’ van de terugkeer is gekoppeld aan het ‘wie’. In verband met individuele situaties kunnen niet simpelweg hele teams terug naar kantoor komen. Werknemers keren ook niet automatisch meteen fulltime terug. Verschillende bedrijven zeggen dat personeel dat bezichtigingen doet of inspecties van gebouwen uitvoert het dichtstbijzijnde kantoor gebruikt als uitvalsbasis. ‘Het bezoeken van een gebouw heeft zijn eigen complexiteit, afhankelijk van het type pand, de locatie en de bezettingsgraad’, zegt Savills. ‘We hanteren echter de RICS-richtlijnen, zorgen voor een veilige reis en leveren de nodige beschermingsmiddelen. Onze klanten waarderen deze aanpak.’
Vorige maand zei Jeremy Convert, Langenbachs collega van AEW in Frankrijk: ‘Ik hoop dat als de teams vanaf 11 mei geleidelijk terugkeren, het binnenkort ook weer mogelijk wordt om sommige kantoren te bezoeken, voorzichtig en met alle beschermingsmiddelen die we hebben, zoals maskers, en op gepaste afstand.’
Dan Bayley, senior director tenant representation bij BNP Paribas Real Estate in de UK, denkt dat de virtuele bezichtiging een blijvertje is, nu 93% van de bezichtigingen tussen 10 maart en 10 mei virtueel heeft plaatsgevonden. ‘Virtuele bezichtigingen zullen fysieke bezichtigingen niet volledig vervangen, maar ze kunnen het proces ondersteunen. Bedrijven kunnen zo hun zoeklijst beperken tot een handvol ruimtes waar ze de tijd voor kunnen nemen.’

Lessen van de lockdown
‘Als bedrijven veilig kunnen overschakelen naar een hogere versnelling en de beperkingen van de anderhalve meter afstand worden opgeheven, komen de vragen zoals: Wat hebben we geleerd? En wat gaan we nu anders doen?’, zegt Ken Raisbeck, head of advisory services EMEA bij CBRE.
Met wat nu een nogal vooruitziende blik lijkt, bracht CBRE in maart een rapport uit waarin werd gekeken naar 10 manieren waarop we vastgoed anders zullen ervaren in 2030. ‘De behoefte aan teams om samen tijd door te brengen zal altijd een cruciaal onderdeel van het werk zijn’, zegt Raisbeck. ‘We zullen echter merken dat sommige teams minder afhankelijk van het kantoor worden en dat sommige werknemers regelmatig vanuit huis willen blijven werken.’
De truc is de juiste technologie, omgeving en verwachtingen. Een interessante opmerking van veel bedrijven is dat ze zich verbonden voelden, hoewel ze hun collega’s wekenlang niet fysiek zagen. ‘In veel opzichten heb ik het gevoel dat de crisis ons allemaal dichter bij elkaar heeft gebracht, zowel onze collega’s als onze klanten’, zegt Chris McLernon, Europese ceo van Colliers International. Ciaran Bird, hoofd van CBRE in het UK en Ierland, hield tijdens de lockdown wekelijks een zoom-meeting voor alle medewerkers (zo’n 2500 mensen).
Een gevolg van de economische recessie zal zijn dat organisaties de operationele kosten centraal stellen in hun toekomstige werkplekplanning, wat absoluut invloed zal hebben op de kantoorbezetting. Een van de meest geciteerde enquêtes van de afgelopen maanden is de Gartner-studie, waaruit bleek dat 75% van de cfo’s overweegt om in de toekomst meer op afstand te gaan werken en ruimte te besparen.