De factuur is de sleutel naar btw-aftrek. Zonder een rechtsgeldige factuur die voldoet aan een aantal formele vereisten bestaat geen recht op aftrek.
Door Etienne Cox
Gepubliceerd in PropertyNL Magazine nr. 10, 23 oktober 2020
Nu heeft het Europese Hof van Justitie weliswaar in verschillende zaken bepaald dat een enkel, louter formeel factuurgebrek niet meteen een streep door de aftrek zet, maar als zakelijke afnemer zul je toch een juiste factuur van je leverancier of dienstverlener verlangen. Waarom de discussie opzoeken? De meeste ondernemers zullen ook braaf gehoor geven aan hun wettelijke factureringsplicht. Het mes snijdt echter aan twee kanten.
Met het uitreiken van de factuur ontstaat op het niveau van de ondernemer die de prestatie verricht ook de verplichting om de gefactureerde btw aan de Belastingdienst af te dragen. En wel over het tijdvak waarin de factuur is uitgereikt. Wordt bijvoorbeeld in september een factuur uitgereikt, dan zal de ondernemer de gefactureerde btw in de aangifte over de maand september of het derde kwartaal moeten verantwoorden. Deze btw moet dan in beginsel uiterlijk op 31 oktober door de Belastingdienst zijn ontvangen. Dit geldt ongeacht of zijn afnemer de factuur op dat moment (volledig) heeft betaald. Is de afnemer een late betaler, dan zal de ondernemer de btw moeten voorfinancieren. Blijft de factuur onbetaald, dan kan en moet de afgedragen btw worden teruggevraagd wanneer de vordering definitief oninbaar is geworden, doch uiterlijk een jaar nadat de vergoeding opeisbaar is geworden. Wordt vervolgens alsnog een (gedeeltelijke) betaling ontvangen, dan dient de daarin begrepen btw weer te worden afgedragen.
Dit lijkt nodeloos omslachtig, maar kennelijk is het niet de bedoeling dat ondernemers het factureren blijven uitstellen totdat zij hun vergoeding hebben ontvangen. De factuur moet op basis van de wet namelijk uiterlijk worden uitgereikt op de 15e dag van de maand volgend op die waarin de prestatie is verricht. En is op dat moment geen factuur uitgereikt, dan bestaat alsnog de aangifte- en afdrachtsverplichting over het tijdvak waarin de factuur had moeten zijn uitgereikt. Niettemin kan door het factureren een maand op te schorten worden bereikt dat de btw pas een maand later of – in het geval van kwartaalaangiften – zelfs drie maanden later aan de Belastingdienst moet worden betaald. Maar wanneer is een prestatie verricht? En kan dus nog langer worden gewacht met factureren?
Wanneer een goed wordt geleverd of een onroerende zaak wordt opgeleverd, mag de factuur in de maand volgend op die van de (op)levering worden uitgereikt. Bij eenmalige diensten moet uiterlijk gefactureerd worden in de maand nadat de dienst is afgerond. Bij doorlopende diensten (zoals huur- of servicecontracten) moet minstens eens per jaar worden gefactureerd. Wordt echter een vooruitbetaling ontvangen van een zakelijke afnemer, dan moet eveneens een factuur worden uitgereikt voor het ontvangen bedrag. Natuurlijk zal van geval tot geval bekeken moeten worden of er geen (niet-fiscale) bezwaren kleven aan het later factureren en wat dan zwaarder weegt.
Daarnaast kan de liquiditeitspositie worden verbeterd door een wijziging van het btw-aangiftetijdvak. Wordt verwacht dat de onderneming structureel in een teruggaafpositie komt te verkeren (bijvoorbeeld in een bouwperiode waarin maandelijks facturen van de aannemer binnenkomen), dan kan het batig zijn maandaangiften in te dienen. Bevindt de onderneming zich per saldo in een betaalpositie richting fiscus, dan kan met de keuze voor kwartaalaangiften de afdracht worden uitgesteld. In principe staat het de ondernemer vrij te kiezen voor kwartaal- of maandaangiften, tenzij hij regelmatig te laat is met aangiftes indienen of met afdragen. Bovendien bestaat de mogelijkheid dat verschillende onderdelen van de fiscale eenheid (btw) afzonderlijk aangifte doen, met afwijkende tijdvakken. Let wel, wijzigingen gaan pas in bij de aanvang van het nieuwe aangiftetijdvak.
Kortom, door proactief in te spelen op de verwachte aftrek- of afdrachtspositie van de onderneming en goede afstemming met de wederpartij, hoeft btw-voorfinanciering een minder groot probleem te zijn. Dit kan zeker soelaas bieden zodra de regeling voor bijzonder uitstel van betaling eindigt.
Etienne Cox is vastgoedfiscalist bij CMS
