De Rijksoverheid gaat € 60 miljoen investeren in een zogeheten Workplace Management Systeem (WMS). In 2027 moet voor alle Rijksambtenaren het zogeheten hybride werken de standaard zijn, zo valt te lezen op het Rijks ICT-Dashboard.
Na de pandemie, de lockdowns en de opkomst van het hybride werken is het gebruik van kantoren veranderd. Het Rijk, de grootste werkgever van Nederland heeft in haar visie op de toekomst van werken vastgesteld dat hybride werken de standaard wordt. Rijksambtenaren kunnen daarbij kiezen hoe, wanneer en met wie ze samenwerkt, op een Rijkskantoor, thuis of elders.
De ambitie is dat hybride werken in 2027 vanzelfsprekend is voor Rijksmedewerkers en goed wordt ondersteund door de werkomgeving (sociaal, fysiek en digitaal). Voor wat betreft het fysieke deel, de Rijkskantoren, worden verspreid over het land Rijkshubs en Rijksontmoetingspleinen ontwikkeld waar medewerkers een werkplek of ruimte kunnen reserveren om samen te werken.
In 2022 is in opdracht van het rijksbrede programma Hybride Werken een challenge uitgevoerd op vier rijkskantoorlocaties met de vier verschillende Concerndienstverleners (CDV’s) binnen de Rijksoverheid. Het doel: al doende ontdekken wat je tegenkomt bij de implementatie van een rijksbrede mogelijkheid om een werkplek te reserveren en om de real-time bezetting op plekniveau inzichtelijk te maken voor medewerkers, inclusief analysedashboard.
De resultaten uit de challenge geven aan dat er een brede behoefte is aan een systeem dat het mogelijk maakt voor medewerkers om tevoren de gewenste soort werkplek te reserveren. En voor dienstverleners om zicht te krijgen op de intentie van medewerkers om naar kantoor te gaan (deels af te lezen aan het reserveergedrag) en het daadwerkelijk gebruik van soorten plekken, verdiepingen, panden, om hun dienstverlening verder te verbeteren.
Het WMS moet meer inzicht geven in het gebruik en de inrichting en van de werkomgeving. Ook moet de inzet van de dienst leiden tot een uniform en zo optimaal en efficiënt mopelijk gebruik van vierkante meters op economisch, doelmatig en duurzaam gebied. Deze einddatum betreft een periode van 10 jaar. Het systeem gaat naar verwachting 20 jaar mee. Het aantal gebouwen waarin het systeem is toegepast zal naar verwachting 20-40 % afnemen. Daarmee nemen ook de kosten af van personeel en materieel.
Het project start met een pilot in acht Rijkskantoren in Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Leiden, Eindhoven en Den Bosch. De go-live van de pilot is gepland op 1 november 2023 en bedraagt een periode van 6+4 maanden. Indien de pilot positief is afgerond start de rijksbrede uitrol voor alle Rijkskantoren.
