Zes jaar na het uitbreken van de coronacrisis hebben veel kantooreigenaren en -operators zich al aardig aangepast aan het hybride werken. Toch wordt veel kantoorruimte nog altijd niet goed benut, zo blijkt uit onderzoek van Spacewell, een aanbieder van software voor werkplekbeheer.
Spacewell heeft het Workplace Benchmark Report 2026 geïntroduceerd, “Office Myths vs. Real Use”. Aan de hand van geaggregeerde, geanonimiseerde data van meer dan 80.000 sensoren in 236 gebouwen in 20 landen, legt het rapport patronen bloot in bezetting, benutting, leegstand en reserveergedrag.
Als je een willekeurige leidinggevende vraagt hoe een "goede" kantoorbezetting eruitziet, zullen de meesten 60%, 70% of misschien zelfs hoger noemen, percentages die kantoren vroeger bereikten voordat het hybride werken zijn intrede deed.
Best practice
De onderzoeksdata uit de wereldwijde benchmark laten echter zien dat een gemiddelde bezetting van 50 tot 70% zelfs voor de meeste kennisintensieve bedrijven geen realistisch doel meer is. Een gemiddelde bezetting van 30 tot 45% is tegenwoordig normaal, waarbij 45% wordt tegenwoordig gezien als best practice. Kantoren met een hoge gemiddelde bezetting van 60% of hoger zijn zeldzaam. Het gaat vaak om gebouwen met een speciale bestemming.
Gemiddelde bezetting vertelt maar een deel van het verhaal, omdat de kantoorvraag niet langer gelijkmatig over de week is verspreid. Zelfs met een gemiddelde bezettingsbenchmark van 45% kunnen werkplekken op bepaalde dagen en in specifieke zones vol aanvoelen, met drukpunten die het kantoor vol doen lijken terwijl elders nog veel capaciteit ongebruikt blijft.
In alle landen en sectoren hebben dinsdag tot en met donderdag de hoogste gemiddelde bezettingsgraad; vrijdag en maandag presteren consistent onder de maat De maximale bezettingsgraad komt zelden boven de ~63% uit (berekend als het gemiddelde van de maximale bezettingsgraad van alle gebouwen).
Kachten over ruimtegebrek
Het zorgt er voor dat klachten over ruimtegebrek vooral voorkomen op dinsdag of donderdag. Een betere spreiding van de bezettingsgraad over de weekdagen zal volgens Spacewell de pieken in de bezettingsgraad verlagen, wat resulteert in een afname van klachten.
Nog een saillante uitkomst, samenwerkingsruimtes, vooral na corona in zwang geraakt, hebben een hoge bezettingsgraad, maar de data over het daadwerkelijk gebruik (het aantal mensen in een samenwerkingsruimte) onthult een addertje onder het gras: veel ruimtes worden slechts door één persoon gebruikt. Veel medewerkers gebruiken grote samenwerkingsruimtes als privékantoren, terwijl focusruimtes onderbenut blijven.
Gemiddelde bezettingsgraad per categorie:
- Samenwerkingsruimtes: ~41%
- Werkplekken: ~33%
- Concentratie-/focusruimtes: ~30%
Spacewell: ‘Het doel is niet om focusruimtes te verwijderen, maar om mensen te stimuleren ze te gebruiken voor individueel werk en vergaderruimtes te behouden voor echte samenwerking. Het juiste aantal en de juiste grootte van focusruimtes zorgen ervoor dat het gebruik van de ruimtes aansluit bij het beoogde gebruik.’
Verborgen inefficiënties
De bevindingen uit de benchmark laten volgens Spacewell zien dat de werkplekuitdaging niet langer alleen gaat over de hoeveelheid ruimte, maar over de vraag in hoeverre die ruimte de manier ondersteunt waarop medewerkers werkelijk werken. ‘Voor organisaties ontstaat daarmee een kans om verborgen inefficiënties op te sporen, bestaande capaciteit beter te benutten en werkplekken te creëren die beter inspelen op de echte vraag.’
